1. Over BePublic Group

Bepublic Group biedt PR-diensten aan (public relations).

Volgende entiteiten maken deel uit van Bepublic Group en bieden diensten aan:

  • Bepublic Group
  • Befirm
  • Bereal
  • Bepublic

Bepublic Group is een onderdeel van Mediafin NV. Mediafin NV, met maatschappelijke zetel te Havenlaan 86c bus 309, 1000 Brussel en met ondernemingsnummer 0404.800.301 (hierna: “Mediafin”, “wij” of “onze”), in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke, hecht veel belang aan privacy en verbindt zich er dan ook toe persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid te beschermen en persoonsgegevens enkel op een eerlijke en rechtmatige manier te verwerken in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 (hierna “GDPR”), alsook met alle toepasselijke huidige of toekomstige nationale of internationale wetgeving ter uitvoering of vervanging daarvan.

De bedoeling is om duidelijk aan te geven welke gegevens Mediafin verzamelt wanneer u informatie vraagt, producten aankoopt of gebruik maakt van de diensten van Bepublic Group, of van een derde partij voor wie Bepublic Group als externe regie optreedt, hoe
deze gegevens verzameld en gebruikt worden, wat daarvan de bedoeling is, over welke rechten u beschikt en hoe u uw rechten kan uitoefenen.

2. Informatie over de verwerkingsactiviteiten van Bepublic Group

In deze sectie zullen volgende zaken beschreven worden:

  • Wanneer we uw persoonsgegevens verzamelen;
  • Voor welke doeleinden;
  • Welke rechtsgrond we hiervoor gebruiken;
  • Welke precieze gegevens we verzamelen; en
  • Hoe lang we de gegevens bijhouden.

2.1 Relaties onderhouden met journalisten

  • Beschrijving: Correspondentie voeren met journalisten
  • Doeleinde: Relaties met journalisten managen en content distribueren (persbericht, nieuwsvideo, opiniestuk, etc.) via mail of via sociale media
  • Rechtsgrond: Noodzaak uitvoering overeenkomst
  • Persoonsgegevens: Naam, titel, functie, emailadres, telefoonnummer, (mogelijk) twitteraccount
  • Retentieperiode: Einde professionele relatie met journalisten

2.2 Organisatie van evenementen

  • Beschrijving: Organiseren van allerhande evenementen vanuit BePublic, waar onder andere gastsprekers kunnen komen spreken (bv. 10 jaar BePublic evenement)
  • Doeleinde: Persoonsgegevens verwerken in het kader van: (i) overzicht van de personen die deelnemen, (ii) overzicht van de activiteiten waaraan wordt deelgenomen, iii) communicatie na het event voorzien.
  • Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang
  • Persoonsgegevens: Voornaam, naam, emailadres, bedrijfsnaam, postadres, taal, land@
  • Retentieperiode: 2 jaar na laatste evenement

2.3 B2B sales

  • Beschrijving: Aanbieden van diensten zoals strategische communicatie, media training en corporate communication: opmaken van sales order, administratie van order, faciliteren van content productie proces/facturatie proces, geven van training
  • Doeleinde: Verkopen van diensten aan andere bedrijven
  • Rechtsgrond: Noodzaak uitvoering overeenkomst
  • Persoonsgegevens: Voornaam, achternaam, bedrijf, emailadres, telefoonnummer, aanduiding of het een klant van Bepublic group betreft, camerabeelden
  • Retentieperiode: 2 jaar na einde contractuele relatie

2.4 Direct marketing naar klanten

  • Beschrijving: Versturen van direct marketing naar klanten voor commerciële doeleinden
  • Doeleinde: Externe en interne communicatie voor promotionele doeleinden
  • Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang
  • Persoonsgegevens: Voornaam, achternaam, emailadres, bedrijf
  • Retentieperiode: 2 jaar na einde contractuele relatie

2.5 Direct marketing naar niet-klanten

  • Beschrijving: versturen van direct marketing naar niet-klanten voor commerciële doeleinden
  • Doeleinde: Externe en interne communicatie voor promotionele doeleinden
  • Rechtsgrond: Toestemming
  • Persoonsgegevens: Voornaam, achternaam, emailadres, bedrijf
  • Retentieperiode: Intrek toestemming

2.6 Sociale media onderhouden voor klanten

  • Beschrijving: Onderhouden van de sociale media kanalen van klanten zoals bv. Twitter accounts
  • Doeleinde: Correspondentie beheren op sociale media van klanten
  • Rechtsgrond: Noodzaak uitvoering overeenkomst
  • Persoonsgegevens: Login, paswoord, sociale media gegevens
  • Retentieperiode: 4 weken na einde contractuele relatie

2.7 Beheer en administratie van contactformulier websites

  • Beschrijving: Verwerken van informatie die binnenkomst via de contactformulieren op bepublic.be, bereal.be of befirm.be. Gaat voornamelijk over het indienen van CV’s en aanvragen van bedrijven die PR-diensten willen afnemen.
  • Doeleinde: Correspondentie beheren via contactformulier websites
  • Rechtsgrond: Noodzaak uitvoering overeenkomst
  • Persoonsgegevens: Naam, voornaam, emailadres, telefoonnummer, CV’s, inhoud van het bericht
  • Retentieperiode: Zolang als nodig om het verzoek/de vraag te behandelen

2.8 Beheer van leveranciers

  • Beschrijving: Beheer van leveranciers zoals vertalers, transporteurs, cameramannen, bloemisten, etc.
  • Doeleinde: Adminstratie van leveranciers
  • Rechtsgrond: Noodzaak uitvoering overeenkomst
  • Persoonsgegevens: Naam, voornaam, emailadres, telefoonnummer, rekeningnummers
  • Retentieperiode: 7 jaar na einde contractuele relatie

2.9 Samenwerking met de klant

  • Beschrijving: Samenwerken met klanten in het kader van de realisatie van een project (productie)
  • Doeleinde: Communicatie met klant in verband met project
  • Rechtsgrond: Noodzaak uitvoering contract
  • Persoonsgegevens: Naam, voornaam, emailadres, telefoonnummer
  • Retentieperiode: 7 jaar na einde contractuele relatie

3. Delen van uw gegevens

Mediafin weerhoudt zich van het openbaar maken of verkopen van persoonsgegevens van betrokkenen aan derden, alsmede van het openbaar maken van persoonsgegevens van betrokkenen, tenzij in de volgende specifieke gevallen:

  • Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld tussen de verschillende vestigingen van Mediafin, indien deze overdracht noodzakelijk is voor het leveren van onze producten of diensten in lijn met het vooraf bepaalde doel;
  • Kopers, of potentiële kopers, van het geheel of een deel van het bedrijf van Mediafin (en hun professionele adviseurs);
  • Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met derde dienstverleners aan wie Mediafin bepaalde verwerkingsactiviteiten heeft uitbesteed. Deze derde partijen zijn gebonden aan contractuele verplichtingen om uw persoonsgegevens vertrouwelijk en adequaat beveiligd te houden, zoals ((i) hostingbedrijven (die onze online platforms hosten), (ii) technologie-/marketingtoolbedrijven (die ons helpen onze klanten te beheren en berichten af te leveren), (iii) analyticsbedrijven (die ons helpen de ervaring te verbeteren) en (iv) evenementenbedrijven (die ons helpen evenementen te beheren); en overheidsinstanties, regelgevende agentschappen en rechtshandhavingsambtenaren, indien dit vereist is voor de hierboven gespecificeerde doeleinden, indien daartoe verplicht door de wet, of indien dit vereist is voor de wettelijke bescherming van onze legitieme belangen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Met betrekking tot internationale doorgifte van persoonsgegevens en verwerking buiten de Europese Economische Ruimte (EER), worden uw gegevens alleen doorgegeven aan andere vestigingen van Mediafin of aan partijen in derde landen, zoals softwareleveranciers en cloud- of mailingdiensten, wanneer dit is toegestaan onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Wij garanderen passende waarborgen die ervoor zorgen dat uw rechten ook door de ontvanger van de gegevens buiten de EER worden gerespecteerd in overeenstemming met een adequaat niveau van gegevensbescherming.

4. Uw rechten

In overeenstemming met de GDPR, kunt u de volgende rechten uitoefenen:

  • Recht op informatie: U heeft het recht om geïnformeerd te worden over de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt (in het bijzonder welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgrond). De privacyverklaring die u nu leest, beoogt precies dit te doen.
  • Het recht van inzage: U hebt het recht op toegang tot uw persoonsgegevens en om een kopie van de persoonsgegevens te vragen.
  • Het recht op rectificatie: U heeft het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren, of onvolledige persoonsgegevens te laten aanvullen.
  • Recht op wissing: U kunt verzoeken om wissing van de persoonsgegevens die over u worden bewaard. Het verzoek om uw persoonsgegevens te wissen kan niet altijd worden ingewilligd, bijvoorbeeld vanwege contractuele of wettelijke verplichtingen.
  • Recht van verzet: U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld als de verwerking plaatsvindt op grond van het gerechtvaardigd belang of op grond van het algemeen belang van Mediafin dat uw gegevens verwerkt. Wanneer uw persoonsgegevens worden gebruikt voor direct marketing doeleinden, heeft u een absoluut recht om bezwaar te maken tegen deze verwerkingsactiviteit.
  • Recht om uw toestemming in te trekken: Voor de verwerking van uw persoonsgegevens die door Mediafin met uw toestemming zijn verzameld, kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken. De intrekking van uw toestemming is echter niet van toepassing op de verwerking die door Mediafin is uitgevoerd vóór uw intrekking.
  • Recht op beperking van de verwerking: U hebt het recht om in bepaalde situaties beperking van de verwerking te verkrijgen, bijvoorbeeld als u de juistheid van de persoonsgegevens betwist, gedurende een periode die Mediafin in staat stelt de juistheid te verifiëren.
  • Recht op gegevensoverdraagbaarheid: U hebt het recht om de u betreffende persoonsgegevens, die door Mediafin worden verwerkt, in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat te ontvangen en/of deze gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.
  • Recht op het indienen van een klacht: In geval van problemen, moedigen wij u aan om contact op te nemen met Mediafin om tot een minnelijke schikking te komen. Indien u echter van mening bent dat een minnelijke schikking niet mogelijk of wenselijk is, kunt u gebruik maken van uw recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

    Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel,
    Tel +32 (0)2 274 48 00, e-mail: contact@apd-gba.be.

Indien de afhandeling van uw verzoek onredelijke maatregelen vereist (bijv. het is technisch of organisatorisch vrijwel onmogelijk of extreem kostbaar), dan kan Mediafin u een redelijke vergoeding in rekening brengen in het licht van de administratieve kosten die met de afhandeling van het verzoek gepaard gaan. Mediafin kan ook weigeren verzoeken te behandelen die buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter.

U kunt deze rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar het volgende emailadres privacy@mediafin.be. We zullen uw verzoek afhandelen overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.

5. Beveiliging

Mediafin heeft technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, ongeoorloofde toegang of bekendmaking van uw persoonsgegevens aan derden en enige andere ongeoorloofde verwerking van deze gegevens te voorkomen.

Wij hebben alles in het werk gesteld om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid te waarborgen van de informatiesystemen en -diensten waarin persoonsgegevens worden verwerkt. Al onze werknemers en door ons ingeschakelde derden zijn verplicht om de privacy en veiligheid van uw gegevens te respecteren.

6. Contactgegevens

Als u opmerkingen, vragen of zorgen heeft over de informatie in deze privacyverklaring, of andere kwesties met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door Mediafin, kunt u contact met ons opnemen via e-mail emailadres privacy@mediafin.be.

7. Wijziging van deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen of bijwerken om wijzigingen in onze praktijken met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, of wijzigingen in de toepasselijke wetgeving weer te geven. Significante wijzigingen zullen op onze homepage worden gemeld. Niettemin raden wij u aan onze privacyverklaring regelmatig te lezen.